Melakukan Perencanaan IT Projek

Tujuan utama dari research adalah menuju kepada sebuah kesimpulan, sebuah penemuan, dan fakta besar, berdasarkan sebuah keputusan, sebuah perencanaan, atau sebuah dasar dari implementasi. Sekarang berikut adalah kuncinya: research yang baik dari sebuah usaha teratur, menghasilkan hasil terpusat.

Ditulis oleh Rizha Y.

Jangan tertawa. Banyak IT manager, executive, dan professional tidak tahu bagaimana untuk melakukan perencanaan. Oh tentu, mereka pikir mereka bisa, tetapi kenyataannya adalah tidak. Ketika mereka memulai perencanaan, usaha mereka adalah termasuk mencari di Web secara random, mengumpulkan brosur-brosur vendor dan chatting dengan professional lainnya tentang problem yang sama yang sedang terjadi dan bagaimana problem ini diselesaikan. Kelihatannya seperti usaha yang bagus. Ada Web, brosur vendor, dan interview-interview adalah semuanya elemen penting dalam IT Research. Masalahnya, walaupun demikian, ada sedikit alasan, sedikit pendekatan, dan yang terpenting adalah hanya sedikit hasil dari usaha tersebut.

Supaya projek dapat berhasil, projek manager dan key stakeholder atau pemegang saham harus tahu apa yang akan dihasilkan oleh projek tersebut. Sering kali, khususnya di dalam teknologi informatika, pelanggan atau customer dari projek tersebut tidak tahu apa yang sebenarnya akan projek tersebut hasilkan. Mereka mungkin memiliki pandangan secara umum dari sebuah skenario yang mereka suka untuk kita mewujudkannya untuk mereka. Melalui banyak tanya, analisis kuantitatif, dan research yang mendalam, kitalah yang mengajukan solusi untuk mereka.

Ketika membuat solusi untuk seorang customer, projek manager harus memiliki pandangan yang sama dari produk akhir yang diinginkan customer. Karena mereka akan melakukannya, tanpa ragu, meng-iterasi dan revisi progress dari projek, adalah lebih baik untuk mengerti secara kedepan apa yang projek akan hasilkan nantinya. Analisa sebab akibat memungkinkan projek manager dan customer untuk berkerja bersama untuk menemukan solusi dari problem, kesempatan, atau kondisi lainnya yang dihasilkan projek.

Ketika kita sedang melakukan research tentang apapun, mulai dari transaksi server secara real-time hingga konektor RJ-45, kita harus memiliki sebuah perencanaan dari tujuan, mengatur fokus tujuan, dan mendokumentasikan usaha kita. Bagaimana kita melakukan perencanaan? Ini merupakan tujuan utama, enam metode yang berkerja:

1.      Tentukan tujuan dari research secara tertulis. Menulis sebuah Definisi Pernyataaan Konsep dari projek membantu research yang sedang kita ambil. Definisi Pernyataan Konsep akan membantu kita untuk mengembangkan fokus yang kita butuhkan untuk sukses. Jaga tujuan secara tertulis menunjukkan poin kita dalam research. Jangan sampai kehilangan maksud dari tujuan, atau kita akan tersesat seperti bebek yang masuk ke hutan.

2.      Tentukan sumber-sumber apa yang akan kita gunakan selama research ini. Buat sebuah daftar dari banyak informasi yang akan kita utilisasi. Ini bukanlah untuk mengatur informasi apapun yang kita dapatkan, tetapi untuk membuat list secara terdaftar kemudian mengaturnya secara prioritas. Sumber-sumber tersebut dapat berupa:

o        Pengalaman sendiri

o        Pengalaman orang lain

o        Situs internet terpercaya dan berkualitas

o        Majalah trade

o        Buku IT yang berkaitan langsung dengan topik kita

o        Brosur Vendor

3.      Delegasi. Jika kita memiliki anggota tim dalam projek ini, gunakan mereka dalam research. Kita akan membutuhkan dukungan dan pengalaman untuk mengembangkan solusi terbaik untuk tujuan projek. Pecah-pecah perencanaan kita kedalam berbagai komponen dan kemudian mendelegasikan bagian dari research kepada anggota tim. Banyak tangan maka akan meringankan beban, tetapi pekerja yang tepat dengan ilmu pengetahuan akan mengembangkan perencanaan yang baik.

4.      Mulai berkerja. Mulai membaca, mengevaluasi, dan mengambil catatan dari apa yang kita temukan. Jika anda menggunakan internet, maka bookmarklah halaman web yang berguna yang anda temukan. Temuan ini akan membantu anda nantinya ketika melengkapi projek plan kita.

5.      Mengelola dan mendokumentasikan. Kumpulkan semua yang telah kita dan tim kita dapatkan. Ini adalah awal dari perencanaan yang terorganisir. Satu kunci skill managemen adaalah kemampuan untuk mengelola dan mengingat kembali informasi yang kita butuhkan ketika dibutuhkan. Sebuah pengelolaan pengetahuan tantang managemen sistem adalah ideal untuk projek manager manapun.

6.      Evaluasi dan lakukan research terus menerus. Ketika research kita telah terkumpul, tentukan data yang telah ditemukan apakah menjawab tujuan dari research. Jika iya, maka lanjutkan. Jika tidak, maka lanjutkan melakukan research dari ke-enam langkah ini sebagai tuntunan kita.

Metode research ini sangatlah sederhana dan langsung, tetapi akan menghasilkan hasil. Kunci utama adalah waktu, jangan sampai larut dalam proses research. Tentu saja, kualitas memang memakan waktu, tetapi buatlah deadline untuk sampai ke langkah ke-5.

Sunter, July 8’th 2007

Membangun Sebuah Perencanaan Yang Matang

Sebuah perencanaan yang matang adalah merupakan ekspresi dari penelitian apa yang anda lakukan. Akan membantu anda dalam memperhatikan kevaliditasan dari scope yang anda lakukan dalam projek atau sebuah bagian dari projek.

Perencanaan yang matang terkadang ditulis dengan managemen atas, sehingga secara langsung, terorganisir, dan biasanya faktual dan teropinisasi. Seperti yang projek anda lakukan, perhatikan bahwa tujuan dari IT projek apapun bukanlah teknologi untuk keperluan sebuah teknologi, tetapi untuk menambahkan nilai kepada perusahaan. Perencanaan yang matang menentukan apakah projek yang di ajukan dapat secara terencana selesai.

Seperti pembuatan draft secara matang, berpikirlah seperti seorang eksekutif dan tulislah urusan bisnis dalam catatan anda dan bagaimana teknologi yang di ajukan akan bermanfaat bagi perusahaan. Jika pendekatan anda dalam projek seperti sebuah bisnis perjalanan dan anda adalah penggerak utama dalam bisnis, anda akan lebih sukses dalam melakukan pekerjaan. Seperti “Inovator Projek”, anda akan menganggap kepemilikan dan tanggung jawab dari projek dan apakah itu sukses atau gagal.

Memulai Menulis

Untuk memulai menulis perencanaan, mengacu kepada Pernyataan Definisi Sebuah Konsep yang anda gunakan dalam tahap research. mengapa anda menginisiasikan proses perencanaan dan harus menunjukkan projek yang di ajukan.

Misalkan, sebuah perusahaan internasional sedang mengamati pengimplementasikan sesuatu yang baru, untuk menentukan aplikasi yang akan perlu di atur jadwal, sumber daya, dan email. Pernyataan Definisi Sebuah Konsep perusahaan pada saat mulai dari tahap research dibaca seperti berikut: “Untuk menentukan pilihan dari system penjadwalan yang dapat menyediakan manajemen sumber daya, e-mail, dan kolaborasi workgroup, aplikasi harus handal, mampu untuk di integrasikan dengan network operating system yang ada, dan zona alamat waktu internasional.” Tujuan ini akan menghasilkan perencanaan yang matang.

Perencanaan yang masuk akal dibagi kedalam lima bagian:

·         Tujuan Eksekutif

·         Produk

·         Efek kepada Pendengar

·         Obligasi Finansial

·         Aksi yang harus di ambil

Tiap bagian sangatlah vital untuk dipelajari dan harus secara langsung, penuh akan fakta, dan menyajikan referensi informasi secara historikal dan mensupport apa yang anda lakukan yang anda gunakan untuk membuat sebuah rencana.

Executive Summary

Pada saat memulai perencanaan anda harus memiliki tujuan utama, tujuannya dibagi kedalam dua: untuk menarik minat pembaca dan untuk menentukan kunci poin dari perencanaan anda. Anda harus menyajikan kesimpulan utama dari apa yang anda temukan sehingga tidak harus membaca keseluruhan dokumen. Tiap bagian harus memiliki inti dalam perencanaan tersebut.

Produk

Bagian produk mendeskripsikan keuntungan dari teknologi yang anda teliti dan yang di haruskan. Misalkan, sebuah perusahaan internasional mencari system pengkalendaran yang termasuk dalam bagian berikut “ABC Server dan ABC client software untuk menyajikan system pengkalendaran yang dapat digunakan bersama antar user. Paket client server ini memungkinkan untuk public dan calendar pribadi, free time lookup, ruang, dan fasilitas reservasi, e-mail, dan waktu estimasi internasional. Sebagai tambahan, software memungkinkan pengembang aplikasi untuk menciptakan workflow  aplikasi, kolaborasi, dan integrasi web. Network operating system kita dapat di integrasikan dengan solusi ini. “Untuk perusahaan ini, software ABC Server dan client software merupakan solusi yang logis sehingga memenuhi tiap kebutuhan dari Pernyataan Definisi Konsep.

Anda harus menulis pada bagian produk untuk menunjukan poin utama yang diinginkan oleh teknologi yang di ajukan. Bagian Produk dapat juga berupa:

·         Perbedaan antara produk yang di anjurkan dan produk yang di ajukan oleh pesaing

·         Support untuk produk yang di ajukan

·         Bagaimana produk yang di anjurkan akan cocok untuk produk dengan teknologi yang ada.

·         Sejarah Vendor

·         Perusahaan lain yang telah sukses mengimplementasikan produk

·         Problem atau keuntungan yang ada dengan produk yang di ajukan.

Pengaruh Pembaca

Perencanaan harus memiliki hal-hal mengenai user yang akan terlibat dengan implementasi:

·         Berapa banyak downtime yang akan di alami pembaca karena implementasi tersebut ?

·         Apa tujuan utama pembelajaran dari software yang baru?

·         Apakah kelas training akan dibutuhkan oleh user?

·         Bagaimana software yang di ajukan akan mendukung dan berkerja dengan teknologi perusahaan yang ada?

·         Seberapa lama sebelum software ini akan di upgrade kembali?

·         Bagaimana akan selesai, tidak diperlukan oleh perusahaan lagi?

Juga pada bagian ini, anda juga harus menyebutkan bagaimana teknologi akan di implementasikan. Anggaplah jika nanti perusahaan tersebut akan berganti ke teknologi yang baru. Akankah teknologi tersebut memiliki dampak pada saat berkerja dan komunikasi antara 2 bagian perusahaan? Seberapa lama teknologi yang baru memakan waktu?

Obligasi Finansial

Bagian ini menyajikan perencanaan sebuah pandangan keseluruhan dari biaya teknologi bukan sebuah budget dari pengeluaran besar. Ambil faktor berikut:

·         Harga dari teknologi produk

·         License yang dibutuhkan

·         Melatih tim implementasi

·         Biaya dari pekerja untuk mengimplementasikan solusi

·         Teknikal support dari vendor

·         Kemungkinan lain dari para kontraktor untuk menginstalasi teknologi tersebut

·         Biaya bulanan yang dapat di asosiasikan dengan teknologi tersebut (misalkan, layanan biaya terkait seperti penggunaan T1 line)

·         Juga pertimbangkan biaya dari implementasi dari solusi

Obligasi finansial dapat juga termasuk analisa return on investment (ROI). Anda harus mendemonstrasikan bagaimana teknologi akan meningkatkan produktivitas, mudah untuk digunakan, meningkatkan penjualan atau pelayanan jasa, atau informasi relefan lainnya. Tentu saja, ambil dari research yang anda temukan.

Aksi yang di anjurkan

Dengan bagian ini perencanaan, anda akan siap untuk membuat perencanaan sendiri, atau menyiapkan teknologi yang anda inginkan untuk menyelesaikan problem perusahaan. Anda harus menampilkan gambaran keseluruhan dari bagaimana teknologi berkerja, bagaimana di implementasikan, dan tipe apa yang dibutuhkan untuk berkerja dalam lingkup anda. Anda juga dapat membuat rekomendasi untuk meneliti opsi atau pilihan lain atau teknologi baru pada saat ini hanya untuk memastikan segalanya sesuai dengan yang kita inginkan.

Solusi dan aksi yang anda anjurkan harus sejalan dengan tujuan projek. Sebuah aksi yang di anjurkan harus mengacu dan menyajikan jawaban memuaskan dari tujuan projek. Anggap alas an mengapa projek harus di inisiasikan, termasuk:

·         Untuk memecahkan problem yang ada

·         Untuk meningkatkan produktivitas

·         Untuk lebih efisien

·         Untuk mengurangi biaya

·         Untuk meningkatkan pendapatan

·         Untuk menjadi lebih kompetitif dalam marketplace

Kelapa Gading, 13’th July 2007